Een sociaal inspecteur aan uw deur – een praktisch stappenplan voor de ondernemer



Avocat - associé

Een bezoek van een sociaal inspecteur is voor vele ondernemingen een realiteit. Verwacht of onverwacht klopt hij plots bij u aan de deur en stelt u allerhande vragen. Maar wat kan deze inspecteur? Moet u hem wel binnenlaten? Kan hij zomaar alles doorzoeken en opvragen? Bent u verplicht te antwoorden op zijn vragen?

Deze vragen kwamen aan bod tijdens onze eerste Legal Talks@crivits-persyn. Omdat we gemerkt hebben dat de belangstelling voor dit thema bijzonder groot is, vatten we de antwoorden graag nog even samen voor u. We doen dit pragmatisch, aan de hand van een concreet stappenplan in zes punten. Dit laat u toe te anticiperen op een controle en helpt u het hoofd koel te houden wanneer het effectief zover is.

Plan van aanpak los van controle

Los van elke controle zorgt u voor een plan van aanpak op maat van uw onderneming.

Een gestructureerde preventieve aanpak biedt de best mogelijke verdediging. Twee zaken zijn daarin essentieel:

1. Inventariseer alle voor uw onderneming relevante documenten met sociale gegevens en alle wettelijk verplichte documenten. Zorg dat ze wetsconform worden bijgehouden en bewaar ze op een afzonderlijke, vaste en voor u meteen toegankelijke plaats.

Weet hierbij dat u enkel de documenten met sociale gegevens (zoals individuele rekeningen, prestatiefiches …) en de wettelijk verplichte gegevens (zoals uw boekhouding) verplicht moet voorleggen aan een inspecteur. Het is dan ook wijs om voor uw onderneming een exhaustief overzicht van deze documenten te maken, ze correct bij te houden en apart te bewaren. Uw sociaal secretariaat kan u daarbij helpen, eventueel door het uitvoeren van een sociale audit. In geval van inspectie kunt u deze documenten snel en spontaan voorleggen en vermijdt u dat de inspecteur gebruikmaakt van zijn actief opsporingsrecht.

2. Bepaal wie bij een controle of inval de inspecteur toelichting zal geven en zorg dat iedereen binnen het bedrijf hiervan op de hoogte is. Getuigen hebben weliswaar geen zwijgrecht, maar bepalen steeds zelf de inhoud van hun verklaring.

Sociale inspecteurs mogen alle personen horen die hen voor de uitvoering van hun opdracht nuttige informatie kunnen verschaffen. Daarom doet u er goed aan vooraf duidelijke afspraken te maken over wie inhoudelijk zal antwoorden op vragen van een inspecteur. Getuigen kunnen zich weliswaar niet beroepen op een effectief zwijgrecht, maar dit verplicht hen niet verklaringen af te leggen over feiten die zij niet of niet volledig kennen.

Wat te doen bij een controle of inval?

3. Identificeer wie voor u staat: elke inspecteur moet zich legitimeren voor de start van een controle.

Er bestaan heel wat verschillende inspectiediensten, elk met een eigen bevoegdheid. Elke inspecteur is verplicht voor de start van een controle zijn legitimatiebewijs voor te leggen. Besteed hieraan de nodige aandacht: u weet dan zeker dat het om een ‘echte’ inspecteur gaat, maar kunt meteen ook detecteren in welke richting het onderzoek zal gaan.

4. In arbeidsplaatsen kan een inspecteur op elk moment van de dag of nacht vrij binnengaan, zonder voorafgaande verwittiging. Gebruik van geweld kan niet, maar als u hem de toegang belet, kan dit ‘belemmering van toezicht’ vormen. Een inspecteur mag actief zoeken naar documenten met sociale gegevens en wettelijk verplichte documenten als u hem deze niet vrijwillig voorlegt of als u zelf afwezig bent.

Het geweldmonopolie blijft voorbehouden voor de politiediensten. Inbreken mag een sociaal inspecteur dus niet, zelfs niet wanneer hij zich voor zijn eigen veiligheid laat bijstaan door de politie. De wet biedt de sociaal inspecteur echter het recht op vrije toegang tot arbeidsplaatsen en andere plaatsen die aan zijn toezicht zijn onderworpen of waarvan hij redelijkerwijze kan vermoeden dat er personen werken die onderworpen zijn aan de wetgeving waarop hij toezicht uitoefent. U moet een inspecteur die daarom vraagt dan ook binnenlaten in uw onderneming en kunt zich niet beroepen op uw zwijgrecht om hem de toegang te weigeren. Doet u dit toch, dan riskeert u een vervolging wegens belemmering van het toezicht, waaraan zware sancties worden gekoppeld.

5. In bewoonde ruimten mag een inspecteur enkel binnen met uw voorafgaande toestemming of met een machtiging tot visitatie door de onderzoeksrechter. Gebruik van geweld mag niet en er is geen actief zoekrecht.

De bepalingen voor een onderzoek binnen bewoonde ruimten zijn veel restrictiever: hiervoor is uw toestemming of een voorafgaand, door een onderzoeksrechter ondertekend visitatiebevel vereist. Anders dan bij arbeidsplaatsen kunt u hier dus wel de toegang weigeren. Wees u daarvan bewust en geef enkel toestemming als u effectief geen bezwaar hebt tegen het bezoek van de inspecteur.

Uw toestemming is niet vereist wanneer er een door een onderzoeksrechter ondertekend visitatiebevel voorligt. Zo’n bevel laat evenwel geen echte huiszoeking toe: de inspecteur kan op grond ervan een kijkje nemen in de bewoonde ruimte maar mag geen kasten of laden doorzoeken.

6. Bij verhoor door een inspecteur heeft u als verdachte recht op een voorafgaand overleg met uw advocaat. U vraagt om het proces-verbaal op te stellen in vraag- en antwoordvorm, maakt zo nodig gebruik van uw zwijgrecht en leest het proces-verbaal grondig na voor u het ondertekent. Vanaf 27 november 2016 is ook de effectieve aanwezigheid van uw advocaat een afdwingbaar recht.

Alles wat u aan een inspecteur meedeelt, kan en zal tegen u gebruikt worden. Wanneer u gehoord wordt, houdt u hier dus beter goed rekening mee. U kunt gebruikmaken van uw recht op voorafgaand overleg met uw raadsman, maar wanneer het verhoor vooraf schriftelijk werd aangekondigd, wordt verondersteld dat dit overleg al heeft plaatsgevonden.

Om te vermijden dat u een verhaal in de mond wordt gelegd, maakt u het best gebruik van het recht om het verhoor te laten acteren in vraag- en antwoordvorm, in de effectief gebruikte bewoordingen.

Niemand kan worden verplicht zichzelf te beschuldigen en als verdachte beschikt u over een zwijgrecht. Als u zich niet nog verdachter wilt maken, beperkt u het gebruik van dit recht het best tot situaties waarin zich geen andere uitweg aandient.

Lees uw verhoor grondig na alvorens het te ondertekenen en laat zo nodig alle aanpassingen uitvoeren die u wenst; het gaat immers om de weergave van wat u wilt verklaren.