Eén brief zegt meer dan duizend woorden. Het belang van een degelijk en schriftelijk debiteurenbeheer voor accountants.



Advocaat - vennoot

Het hof van beroep te Antwerpen (*) zette in een recent arrest de puntjes op de i wat betreft de aansprakelijkheid van boekhouders en accountants. Het hof veroordeelde de externe accountant van een bedrijf tot betaling van het verschil tussen het bedrag van de ambtshalve aanslag, waarin toepassing was gemaakt van de zogenaamde aanslag geheime commissielonen, en het bedrag aan belastingen dat het bedrijf normaal gezien had moeten betalen als de accountant zijn werk naar behoren had gedaan. Dit leidde tot een aderlating van de accountant en zijn verzekeraar van om en bij de 500.000 euro.

Welke feiten lagen hieraan ten grondslag?
 
Het bedrijf gaf zijn accountant de opdracht de boekhouding op punt te stellen in opvolging van de vorige accountant, de jaarrekening op te stellen en het fiscaal dossier te beheren. Daartoe behoorde ook het indienen van fiscale aangiftes. De partijen sloten hierover een schriftelijke overeenkomst. De accountant kreeg bovendien een fiscale volmacht om de klant te vertegenwoordigen ten aanzien van de fiscus.
 
Klaarblijkelijk was de verstandhouding tussen de bedrijfsleiding en de accountant stroef. De accountant kreeg niet altijd gemakkelijk alle gevraagde informatie en ook de facturen van de accountant werden niet altijd stipt betaald.
 
Hoewel de accountant en de klant hierover zeker discussie voerden, nam de accountant niet de moeite een schriftelijke ingebrekestelling te versturen, laat staan de klant erop te wijzen dat hij in de onmogelijkheid verkeerde zijn opdracht uit te voeren. Integendeel, de accountant klasseerde het dossier achter in zijn kast en liet zo de termijn passeren om de fiscale aangiftes voor twee aanslagjaren in te dienen. Toen dit leidde tot een ambtshalve aanslag, waarbij de fiscus de ultieme sanctie van de geheime commissielonen toepaste, diepte de accountant zijn dossier terug op en tekende een ongefundeerd en zelfs onontvankelijk bezwaar aan. Net vooraleer de termijn om bijkomende gegevens aan de fiscus te verschaffen verliep, zegde de accountant de overeenkomst met zijn klant met onmiddellijke ingang op. De klant werd niet gewaarschuwd over zijn fiscale situatie, laat staan over de dwingende fiscale vervaltermijnen.
 
Kort daarop ging de klant failliet, met als enige passief de fiscale schulden als gevolg van ambtshalve aanslagen. De curatoren tekenden zelf bezwaar aan voor de laatste, nog niet definitief geworden aanslag en stelden een aansprakelijkheidsvordering in tegen de accountant.
 
Het indienen van fiscale aangiftes is een resultaatsverbintenis
 
De opdracht om de algemene boekhouding voor een klant te voeren maakt een aannemingsovereenkomst uit. De opdracht om de jaarrekening op te stellen en neer te leggen, de fiscale aangiftes te doen en nuttig bezwaar aan te tekenen maakt dan weer een lastgevingsovereenkomst uit. Voor die laatste soort overeenkomst is het niet voldoende dat de accountant zijn best doet, er moet daadwerkelijk een resultaat bereikt worden.
 
In het arrest stelde het hof van beroep vast dat de accountant het overeengekomen resultaat – het indienen van fiscale aangiftes – niet had bereikt. Nochtans beschikte hij over voldoende gegevens om de fiscale aangiftes in te dienen. Dat blijkt uit de aangifte die de curatoren hadden gedaan aan de hand van het gegevensdossier dat de accountant aan hen had overgemaakt.
 
Wat het hof de accountant bijzonder kwalijk nam, is dat hij de klant nooit in gebreke had gesteld voor wanbetaling of het niet-meedelen van gegevens. De accountant alarmeerde de klant niet, hij liet het dossier gewoon links liggen en zegde de overeenkomst zonder meer op toen het kalf al hopeloos verdronken was.
 
Het hof was dan ook van mening dat de accountant moest opdraaien voor de schade die hij door zijn gedrag had veroorzaakt. Het hof veroordeelde hem tot betaling van het verschil tussen de effectief opgelegde belastingen, met inbegrip van de aanslag geheime commissielonen, en de belastingen die de klant normaal gezien had moeten betalen als de aangifte correct was opgesteld en ingediend. De aanslag ad 309% kon immers niet overeenstemmen met de werkelijk verschuldigde belasting, omdat deze verhoogde aanslag een sanctie uitmaakt voor het feit dat de belastingplichtige vennootschap kosten of vergoedingen betaalt die niet verantwoord worden in een fiscale fiche.
 
Wat als de klant niet betaalt?
 
Een accountant wil uiteraard niet in de houdgreep van een onwillige en slecht betalende klant raken. Dit valt evenwel eenvoudig te vermijden. De accountant moet enkel de reflex hebben om tijdig in de pen te kruipen. Daarbij zijn er twee mogelijkheden.
 
1. Als de accountant niet in staat is zijn opdracht tot een goed einde te brengen, maar niet van plan is de samenwerking direct te beëindigen, dan kan hij zich beroepen op de zogenaamde exceptio non adimpleti contractus (ENAC). Dit betekent dat de accountant zijn eigen prestaties kan opschorten als de klant zelf eerder in gebreke is met – bijvoorbeeld – het bezorgen van de noodzakelijke informatie en/of het betalen van de facturen van de accountant.
 
Het is wel van belang dat de accountant zijn klant waarschuwt dat hij de ENAC zal toepassen. Een schriftelijke ingebrekestelling is dus noodzakelijk voor wanbetalers of klanten die steevast onvolledige stukken bezorgen.
 
2. Als de accountant van mening is dat elke verdere samenwerking onmogelijk is, dan kan hij de samenwerking beëindigen. Wat geldt voor de toepassing van de ENAC, geldt des te meer voor de eenzijdige beëindiging van de overeenkomst. De accountant kan de samenwerking niet zonder meer beëindigen; hij moet de klant minstens in gebreke stellen.
 
Dit geldt zelfs voor het uitdrukkelijk ontbindend beding dat soms wordt opgenomen in de algemene voorwaarden van een accountant. Dit beding kan voorzien in de automatische beëindiging van de overeenkomst bij niet-betaling. Het Hof van Cassatie heeft al geoordeeld dat ook voor de toepassing van dit beding een voorafgaande ingebrekestelling vereist is.
 
De accountant moet er bij de beëindiging van de samenwerking ook rekening mee houden dat hij de klant voldoende informeert over zijn situatie en in het bijzonder over dwingende vervaltermijnen.
 
Goede reflexen, in het bijzonder bij de rotte appels die in elke klantenportefeuille voorkomen, kunnen een debacle zoals hierboven beschreven zeker vermijden.
 
(*) Hof van Beroep te Antwerpen, 5de kamer, 5 september 2013, onuitgeg.