Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Crivits & Persyn (versie oktober 2022)

1. Opdracht

1.1 Deze algemene voorwaarden (de ‘voorwaarden’) zijn van toepassing op elke opdracht die verleend wordt aan, en op elke andere (contractuele of buitencontractuele) rechtsverhouding met, Crivits & Persyn CVBA (RPR Gent, afdeling Brugge – btw BE 0446.760.521) (het ‘kantoor’), zijn vennoten (de ‘vennoten’ en elk van hen ‘vennoot’) en de advocaten en werknemers waar het kantoor mee samenwerkt of beroep op doet (de ‘medewerkers’ en elk van hen ‘medewerker’), behalve waar (en in voorkomend geval in de mate) dit strijdig zou zijn met imperatieve wettelijke of deontologische bepalingen. De toepassing van algemene of andere voorwaarden van de opdrachtgever of medecontractant (de ‘cliënt’) wordt uitgesloten.

1.2 Het kantoor gaat ten aanzien van zijn cliënt slechts middelenverbintenissen aan, geen resultaatsverbintenissen. Elke opdracht die het kantoor aanvaardt, zal het met de nodige professionaliteit uitvoeren. Daarbij mag het kantoor er steeds op vertrouwen dat alle informatie die de cliënt heeft verstrekt, juist en volledig is.

1.3 Ook als een opdracht - uitdrukkelijk of stilzwijgend - gegeven wordt aan, of met het oog op uitvoering door, een bepaalde vennoot of medewerker, zal de opdracht door het kantoor uitgevoerd worden (mits het kantoor de opdracht effectief aanvaardt). Vennoten, medewerkers en met een vennoot of medewerker verbonden vennootschappen of personen (vennoten, medewerkers en met een vennoot of medewerker verbonden vennootschappen of personen hierna ‘gelieerde personen’ en elk van hen ‘gelieerde persoon’) gaan geen enkele verbintenis aan met, en hebben geen verplichtingen ten aanzien van, de cliënt. De cliënt verzaakt aan alle mogelijke rechten, vorderingen en aanspraken jegens gelieerde personen.

1.4 Als tussen het kantoor en de cliënt een schriftelijke overeenkomst is gesloten, kan op elk ogenblik de opdracht worden uitgebreid of een bijkomende opdracht worden verleend, zonder dat daartoe een schriftelijke wijziging van de overeenkomst vereist is. Prestaties die geleverd worden zonder onverwijld protest van de cliënt, worden geacht geleverd te zijn in uitvoering van een door de cliënt verleende opdracht.

2. Erelonen, kosten en uitgaven

2.1 Het kantoor brengt voor zijn dienstverlening erelonen en kosten in rekening.

2.2 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, worden prestaties gefactureerd op basis van de gespendeerde tijd aan de uurtarieven van de vennoot of medewerker die van kracht zijn op het ogenblik dat de prestaties worden geleverd. Het kantoor kan de uurtarieven van haar vennoten en medewerkers steeds herzien in functie van hun anciënniteit, ervaring en deskundigheid, evoluties van het algemeen prijspeil of tarieven van andere advocaten- of consultancykantoren en/of andere geldige redenen. Nieuwe uurtarieven zijn ook van toepassing op lopende opdrachten. De cliënt kan te allen tijde een overzicht van de geldende uurtarieven bekomen.

Bovenop het ereloon dat verschuldigd is in functie van de tijd die aan een opdracht is besteed, kan het kantoor een bijkomend ereloon of een success fee in rekening brengen, bijvoorbeeld rekening houdend met het belang of de urgentie van de zaak, bijzondere kennis van de advocaten die de prestaties leverden of het behaalde resultaat.

2.3 Naast het ereloon rekent het kantoor een forfaitair percentage op het ereloon aan ter vergoeding van de algemene administratie- en kantoorkosten. Dit omvat de administratieve opening en het administratief beheer van het dossier, de administratieve verwerking van briefwisseling en andere documenten, dactylografiekosten, prints, scans en kopieën, verzendingskosten van gewone en aangetekende brieven en e-mails (maar niet van koerierdiensten) en normale telefoniekosten. Het kantoor kan dit forfaitair percentage steeds herzien in functie van gestegen infrastructuur- en/of personeelskosten, wettelijke verplichtingen, evoluties van het algemeen prijspeil en/of andere geldige redenen.

Zijn, bij wijze van voorbeeld, niet begrepen in de algemene administratie- en kantoorkosten en worden derhalve afzonderlijk in rekening gebracht, bovenop het kostenforfait:

- de kosten die worden gemaakt voor verplaatsingen buiten Brugge (met de wagen of het openbaar vervoer);

- bedragen verschuldigd aan derden (zoals aan gerechtsdeurwaarders, hoven en rechtbanken, accountants, vertalers, koeriers, voor het raadplegen van databanken, enz.) en andere uitgaven in het kader van een opdracht. Het kantoor kan op bedragen verschuldigd aan derden en andere uitgaven een toeslag of verhoging in rekening brengen.

2.4 Tenzij schriftelijk anders vermeld, zijn de uur- en kostentarieven van het kantoor exclusief de belasting over de toegevoegde waarde (btw). De erelonen, kosten en andere bedragen die het kantoor in rekening brengt, zijn te verhogen met de wettelijk verschuldigde btw, die integraal ten laste is van de cliënt.

2.5 De cliënt ontvangt periodiek (in principe maandelijks) een factuur van erelonen en kosten. Daarnaast kan het kantoor voorschotten aanrekenen vooraleer een opdracht aan te vatten of tijdens de uitvoering ervan.

2.6 Het kantoor is bereid betalingen te ontvangen van derden (anderen dan de cliënt), met dien verstande dat de cliënt ten opzichte van het kantoor te allen tijde gehouden blijft tot betaling van de erelonen en kosten.

De cliënt garandeert dat in zijn hoofde dan wel in hoofde van de rechtspersoon waaraan de factuur op vraag van de cliënt gericht wordt, een rechtmatige grondslag bestaat om de facturen van het kantoor ten laste te nemen. Zo nodig zullen door het kantoor gefactureerde prestaties en kosten door de geadresseerde van de factuur, waarvoor de cliënt zich sterk maakt indien de geadresseerde niet de cliënt zelf is, spontaan aan de werkelijke begunstigde doorgefactureerd worden of als vordering in rekening-courant op de begunstigde geboekt worden. De cliënt en elke andere geadresseerde van een factuur, waarvoor de cliënt zich sterk maakt, dienen in dat verband alle toepasselijke fiscale en boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

2.7 De cliënt of andere geadresseerde van de factuur is ertoe gehouden facturen van het kantoor onmiddellijk bij ontvangst te controleren. Onverminderd eerdere (al dan niet stilzwijgende) aanvaarding, wordt de geadresseerde van de factuur (waarvoor de cliënt zich sterk maakt indien de geadresseerde niet de cliënt zelf is) geacht een factuur van het kantoor aanvaard te hebben bij gebrek aan gemotiveerd schriftelijk protest binnen de acht kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Behoudens tegenbewijs wordt elke factuur geacht door de geadresseerde ontvangen te zijn de eerste werkdag na de factuurdatum.

3. Afspraken inzake betaling

3.1 Facturen van het kantoor zijn betaalbaar binnen de veertien dagen na de factuurdatum. Vanaf de vervaldag is de cliënt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlinterest verschuldigd aan de intrestvoet bedoeld in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties en een forfaitaire schadevergoeding van 10 % op het achterstallige bedrag, met een minimum van 125 EUR per factuur.

3.2 Bij betalingsachterstal heeft het kantoor van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling het recht onmiddellijk alle prestaties voor de cliënt te staken, ook als de wanbetaling een andere opdracht of contractuele relatie betreft. Als een factuur niet volledig betaald is op de vervaldag, worden alle niet vervallen facturen van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling onmiddellijk opeisbaar.

4. Derdengelden

4.1 Het kantoor heeft een afzonderlijke bankrekening voor financiële verrichtingen met gelden bestemd voor cliënten of derden. Het kantoor mag op de bedragen die het ontvangt voor rekening van de cliënt de sommen inhouden tot vereffening van facturen op de cliënt of met de cliënt verbonden personen of geassocieerde vennootschappen (in de betekenis van de artikelen 1:20 en 1:21 WVV), in voorkomend geval na kennisgeving aan de cliënt.

4.2 Het kantoor kan niet aansprakelijk worden gesteld als de financiële instelling waar de derdenrekening door kantoor wordt aangehouden, haar verbintenissen niet nakomt (zoals, zonder daartoe beperkt te zijn, in geval van faillissement of gerechtelijke reorganisatie of andere situaties van insolvabiliteit) of (rechts)handelingen stelt waardoor de cliënt schade lijdt.

5. Beroep op derden

Het kantoor mag voor de uitvoering van een opdracht een beroep doen op derden en legt bij de selectie van deze derden de nodige zorgvuldigheid aan de dag. Het kantoor is niet aansprakelijk voor enig handelen of nalaten van derden.

6. Aansprakelijkheid en vorderingen

6.1 Behoudens voor opzet, is elke mogelijke – zowel contractuele als buitencontractuele – aansprakelijkheid van het kantoor en gelieerde personen beperkt tot een bedrag gelijk aan vijf keer het totale ereloon betaald door de cliënt voor de betrokken opdracht en in elk geval tot een bedrag van 350.000,00 EUR. Als de aansprakelijkheid verzekerd is en de polis een hogere waarborg biedt, zal de maximale aansprakelijkheid evenwel geplafonneerd worden op de bedragen die effectief gewaarborgd worden door de verzekeraar (zonder dat dit enige verplichting tot het sluiten van een aansprakelijkheidsverzekering inhoudt).

6.2 De cliënt kan enkel aanspraak maken op vergoeding van schade als gevolg van opzet of zware fout of, behoudens overmacht, wegens het niet uitvoeren van essentiële verbintenissen van het kantoor. Bovendien komt onrechtstreekse schade of gevolgschade, waaronder schade geleden door derden of winstderving, niet voor vergoeding in aanmerking.

6.3 Als schade mede veroorzaakt is door derden, zal het kantoor hoogstens aansprakelijk zijn voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van het kantoor, zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derden.

6.4 Het kantoor is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen in de uitvoering van een opdracht ingevolge overmacht of enige (andere) gebeurtenis buiten zijn wil.

6.5 Een vordering ten aanzien van het kantoor moet op straffe van verval onverwijld in rechte worden ingesteld. Elke aanspraak ten aanzien van het kantoor vervalt in elk geval als de vordering niet in rechte is ingesteld binnen de twee jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot de vordering ontdekt werd of redelijkerwijs kon ontdekt worden.

6.6 Onverminderd kortere termijnen ingevolge de wet of deze voorwaarden, verjaren alle vorderingen tegen het kantoor drie jaar na het einde van de betrokken opdracht.

6.7 De cliënt zal het kantoor en elke gelieerde persoon vrijwaren voor aanspraken van derden in verband met, of voortvloeiend uit, een opdracht van de cliënt of prestaties die het kantoor of gelieerde personen voor de cliënt hebben geleverd.

7. Beëindiging van de samenwerking

De cliënt en het kantoor - dit laatste rekening houdend met de deontologische verplichtingen terzake - kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen door de andere partij hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen.

8. Bewaring van documenten

Het kantoor bewaart aan haar overgemaakte documenten tot vijf jaar na de beëindiging van de opdracht. Na het verstrijken van die termijn kan het kantoor alle fysieke en digitale documenten, met inbegrip van originelen, laten vernietigen. Het kantoor zal op eerste verzoek van de cliënt originele documenten die zij nog in haar bezit heeft (zoals ondertekende overeenkomsten, expedities van vonnissen of arresten, gerechtsdeurwaardersexploten enz.) terugbezorgen.

9. Verwerking van persoonsgegevens

9.1 Het kantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens. De privacyverklaring van het kantoor bevat meer informatie over de manier waarop en de redenen waarom het kantoor persoonsgegevens verwerkt. In deze verklaring worden ook de rechten van natuurlijke personen inzake hun persoonsgegevens toegelicht. De privacyverklaring kan geraadpleegd worden op www.crivitspersyn.be. Het kantoor kan verwerking van persoonsgegevens op elk ogenblik wijzigen in functie van nieuwe verwerkingsdoeleinden, wetgeving of technische ontwikkelingen of om andere redenen. Het kantoor zal de privacyverklaring op zijn website in dat geval actualiseren.

9.2 Cliënten zullen gegevens van andere natuurlijke personen alleen maar meedelen aan het kantoor of een gelieerde persoon als dat rechtmatig is en de betrokken natuurlijke personen daarvan vooraf volledig op de hoogte zijn en, indien nodig, daarmee hebben ingestemd. Dit geldt bijvoorbeeld voor rechtspersonen, of hun vertegenwoordigers, die aan het kantoor gegevens meedelen van natuurlijke personen die met hen verbonden zijn. De cliënt zal het kantoor en de gelieerde personen voor alle aanspraken op dat vlak vrijwaren.

9.3 Het kantoor kan niet worden aansprakelijk gesteld wanneer derden waaraan hij gegevens doorgeeft, persoonsgegevens van klanten aan lokale autoriteiten overmaken overeenkomstig in het buitenland opgelegde verplichtingen.

10. Witwaspreventie

10.1 Afhankelijk van de aard van de diensten die het kantoor verstrekt, vallen de advocaten van ons kantoor onder de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, die tevens deontologische verplichtingen met zich meebrengt. Deze regelgeving beoogt het witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan en legt met dat doel aan advocaten een aantal dwingende verplichtingen op.

Advocaten zijn ertoe gehouden hun cliënten te identificeren en een aantal stukken ter staving van die identiteit op te vragen en te bewaren, dit gedurende tien jaar. Het kantoor kan, met het oog hierop, overgaan tot het uitvoeren van controles met behulp van externe elektronische databanken. De cliënt aanvaardt dat de hiermee gepaard gaande kosten ten zijne laste vallen.

Tijdens de hele duur van de cliëntenrelatie worden advocaten eveneens onderworpen aan een waakzaamheidsplicht die ertoe kan leiden dat bijkomende informatie vereist is. Deze informatie- en waakzaamheidsverplichting hebben advocaten niet alleen met betrekking tot cliënten (natuurlijke en rechtspersonen), maar eveneens met betrekking tot hun lasthebbers, zoals de bestuurders van vennootschappen, en hun uiteindelijke begunstigden (“UBO”).

10.2 De voormelde procedures vergen de medewerking van de cliënt en verplichten ook cliënten die werken onder de vorm van een rechtspersoon of een andere juridische constructie om het kantoor mee te delen wie de UBO is. De cliënt verbindt zich ertoe om het kantoor te informeren van elke wijziging die zijn of haar status kan beïnvloeden en de door het kantoor gevraagde informatie op eerste verzoek te bezorgen.

Als de cliënt na verzoek daartoe weigert de informatie te verstrekken, zal het kantoor de zakelijke relatie niet kunnen aangaan. Indien reeds voorlopig is opgetreden, zal elke verdere tussenkomst moeten beëindigd worden.

10.3 Wanneer de advocaten bij de uitoefening van de door de regelgeving beoogde werkzaamheden feiten vaststellen waarvan zij weten of vermoeden dat ze verband houden met het witwassen van geld of met de financiering van terrorisme, moeten zij dit onmiddellijk melden aan hun stafhouder, behalve wanneer hun werkzaamheden strekken tot het bepalen van de rechtspositie van hun cliënt of tot de verdediging of vertegenwoordiging van hun cliënt in (verband met) een rechtsgeding. De stafhouder zal beslissen of hij de ontvangen informatie al dan niet doorgeeft aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking. Het kantoor noch haar advocaten zijn aansprakelijk ingevolge enige rapportering die te goeder trouw wordt gedaan.

11. Algemeen

11.1 Als een bepaling van deze voorwaarden (of een onderdeel ervan) nietig, onrechtmatig of niet-afdwingbaar is, voor niet-geschreven gehouden wordt of anderszins strijdig is met een wettelijke bepaling van dwingend recht of van openbare orde (een ‘ongeldig beding’), zal dit ongeldig beding slechts nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar zijn of voor niet-geschreven gehouden worden in de mate waarin de betreffende bepaling strijdig is met dwingend recht of de openbare orde en blijft die bepaling onverkort gelden in de mate waarin de bepaling niet strijdig is met dwingend recht of openbare orde. Bovendien zal dit de rechtsgeldigheid en afdwingbaarheid van de andere bepalingen van deze voorwaarden niet aantasten.

11.2 Een ongeldig beding zal vervangen worden door een wel geldige en afdwingbare bepaling die juridisch en economisch de draagwijdte en bedoeling van het ongeldig beding zo dicht mogelijk benadert (de ‘substitutiebepaling’). In dat geval zullen het kantoor en de cliënt onderling, dan wel de hoven en rechtbank die van geschillen omtrent een ongeldig beding kennis nemen, de substitutiebepaling vaststellen. Aan hoven en rechtbanken wordt daartoe expliciet substitutiebevoegdheid verleend.

11.3 Alle (resultaten van de) werkzaamheden van vennoten of medewerkers blijven te allen tijde exclusief eigendom van het kantoor en mogen door de cliënt niet aan derden worden overgemaakt. In elk geval zullen derden zich daar niet op kunnen beroepen, noch aanspraken op basis daarvan kunnen laten gelden.

11.4 De cliënt zal deze voorwaarden tegenwerpelijk maken aan, en maakt zich sterk dat deze aanvaard worden door, zijn bestuurders of zaakvoerders en zijn aandeelhouders, alsook door de (natuurlijke of rechts-)personen waaraan het kantoor een factuur richt of die erelonen of kosten betalen m.b.t. een door de cliënt verleende opdracht, zodat ook deze personen door deze voorwaarden gebonden zijn.

11.5 De Nederlandstalige tekst van deze voorwaarden primeert op eventuele vertalingen.

11.6 Onverminderd hetgeen bepaald is in artikel 1.3 hierboven, gelden deze voorwaarden niet alleen ten aanzien van en ten gunste van het kantoor, maar ook ten aanzien van en ten gunste van elke gelieerde persoon. Elke gelieerde persoon kan zich jegens de cliënt of derden derhalve rechtstreeks op deze voorwaarden beroepen. Voor zover – niettegenstaande de bepaling van artikel 1.3 van deze voorwaarden – al enige vordering tegen gelieerde personen zou kunnen ingesteld worden, zijn de beperkingen van de aansprakelijkheid van het kantoor en op vorderingen tegen het kantoor mutatis mutandis eveneens van toepassing op mogelijke aansprakelijkheid van en vorderingen tegen gelieerde personen.

12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Alle rechtsverhoudingen met het kantoor worden beheerst door het Belgisch recht. Enkel de hoven en rechtbanken van het rechtsgebied waar het kantoor zijn zetel heeft, zijn bevoegd.