Tip 14 - De papiermolen bij vergaderen. Moet daar nu echt een verslag van zijn?



Tip 14 - De papiermolen bij vergaderen. Moet daar nu echt een verslag van zijn?
Dagelijks neemt u binnen het bedrijf beslissingen. Elke beslissing op papier vereeuwigen doet niemand en het is ook niet nodig. Maar af en toe zal er binnen de onderneming een raad van bestuur of een algemene vergadering plaatsvinden waar de deelnemers ook fysiek aanwezig zijn. Moet er van het verloop van die vergadering een schriftelijke neerslag bestaan? En moet daar alles in staan wat op die vergadering is besproken en beslist?

In de meeste statuten van vennootschappen of verenigingen staat een verplichting om effectief notulen op te stellen van het verloop van een raad van bestuur of een algemene vergadering. Die plicht wordt in de praktijk niet consequent nageleefd, maar dat leidt ook zelden tot echte sancties. Anders wordt het als de wet het oplegt. Denk maar aan het geval waarin de onderneming te kampen krijgt met financiƫle moeilijkheden en de raad van bestuur de alarmbelprocedure moet toepassen wegens verlies aan kapitaal. Dan is het ontbreken van een verslag niet zonder gevolgen voor de bestuurders, en dus echt wel een must.

Ook zonder dat het verplicht is, hebben notulen niettemin hun nut. Papier heeft nu eenmaal het voordeel dat het dient als bewijs achteraf. Als op een raad van bestuur een gedelegeerd bestuurder onmiddellijk wordt afgezet omdat op de vergadering naar boven komt dat hij de kredietkaart van het bedrijf heeft gebruikt om in Marbella te gaan golfen met tien vrienden, dan zijn notulen een handig wapen. Zeker als de bestuurder tegen wie u het later wil gaan gebruiken de notulen mee heeft ondertekend. Ook hier geldt: teken niets waar u niet mee akkoord gaat. Eis desnoods dat uw visie daarin wordt opgenomen of dat er een nuance wordt aangebracht. Wordt dit geweigerd, teken dan niet en kruip na de vergadering zelf in de pen om uw verhaal op papier te zetten.

Wat er gezegd wordt op een vergadering hoeft zeker niet woord voor woord in de notulen te staan. Liefst niet zelfs. Notulen moeten steeds weergeven wat er precies op de vergadering is gebeurd en beslist. Beknopt en to the point. Maak er geen proza en zeker geen fictieverhaal van als u niet wil dat u later valsheid in geschrifte wordt verweten.